Công việc không phải đi công tác
Thư ký Hành chính kiêm Phiên dịch cho nữ Giám đốc Ban Thiết kế
Công tác Hành chính:
• Tổng hợp, theo dõi, tiếp nhận/ chuyển giao, lưu trữ hồ sơ, hợp đồng, văn bản,..của Ban bao gồm cả bản in và file dữ liệu
• Tham gia các cuộc họp, ghi chép, tổng hợp nôi dung, gửi mail cho các bên liên quan
• Phiên dịch tài liệu (nếu cần)
• Theo dõi các việc liên quan đến hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, chuẩn bị cuộc họp, báo cáo,..
• Hoàn tất thủ tục Tạm ứng và quyết toán chi phí.
• Thực hiện công tác liên hệ, đăng ký, làm thủ túc đối với lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác (đặt vé, đặt phòng, xe...)
• Chuẩn bị tờ trình, trình ký ban lãnh đạo, theo dõi tình trạng phê duyệt và thông tin đến người phụ trách liên quan để phối hợp, xử lý công việc.
Công tác theo dõi
quản lý hợp đồng:
• Theo dõi việc thực hiện hợp đồng và tiến hành các thủ tục thanh toán, thanh lý, chấm dứt hợp đồng theo quy định của Tập đoàn và các điều khoản Hợp động.
• Làm việc với Phòng/ Ban tài chính và nội bộ ban để Lập và báo cáo, theo dõi tình hình sử dụng ngân sách dự án cho phần thiết kế
• Thương thảo điều khoản Hợp đồng với các tư vấn theo chỉ đạo, phối hợp với cán bộ phụ trách và các phòng ban trong việc kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của Hợp đồng để tiến hành ký kết.
Trao đổi thông tin với các đối tác:
• Quản lý email chung của Ban, tiếp nhận và phản hồi email theo sự chỉ đạo của phụ trách Ban
Theo dõi báo cáo tiến độ các dự án:
• Theo dõi tổng hợp, báo cáo tình trạng triển khai các dự án
Công việc khác
• Thực hiện nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của lãnh đạo Ban đối với từng công việc / dự án cụ thể.
- Đại học/ Cao đẳng các ngành liên quan như quản trị,
hành chính văn phòng...
- Kỹ năng quản lý và sắp xếp
thời gian linh hoạt, chủ động.
- Có khả năng đọc, viết và nói tiếng Anh tốt.
- Làm việc khoa học, cẩn thận
- Nhanh nhẹn, nhiệt tình
- Cởi mở, hòa đồng
- Thành thạo các phần mềm: Word, Excel, Powerpoint,..
- Có thể làm việc ngoài giờ khi có yêu cầu.
- Có kinh nghiệm làm việc trong các công ty nước ngoài, theo hệ thống tiêu chuẩn nước ngoài là 1 lợi thế.
- Tối thiểu 1 năm tại vị trí tương đương
