Arrange and remind BOD&039;s schedules of meetings, appointments, business trips,... ( included: preparing documents, meeting/conference room, booking flight tickets and accommodations, getting visa if necessary...)/ Sắp xếp và nhắc nhở lịch làm việc, lịch họp, các chuyến đi công tác, hội họp của Giám đốc (bao gồm: chuẩn bị hồ sơ, chuẩn bị phòng họp, đặt vé máy bay và khách sạn, thủ tục xin visa nếu cần...)
Send and received parcels via express services as BOD's requirements./ Gửi và nhận hàng CPN theo yêu cầu của BGĐ.
Inform all departments about OOO schedule of BOD./ Thông báo với các phòng ban về lịch công tác/nghỉ của BGĐ.
Arrange and guide BOD's drivers about driving schedule./ Sắp xếp và hướng dẫn các
lái xe của BGĐ về lịch trình.
Classify, archive documents in files and folders, setting an efficient document filing system, ensure the correct and fast checking./ Phân loại, lưu trữ hồ sơ, tài liệu cần lưu trữ, thiết lập hệ thống lưu trữ hiệu quả, đảm bảo độ chính xác, nhanh chóng khi tìm kiếm.
Receive, check documents and get them signed by BOD/ Tiếp nhận, kiểm tra và trình ký hồ sơ
Acknowledge and proceed/resolve correctly issues/tasks arising in BOD department. Draft + edit documents as required/ Tiếp nhận và xử lý nhanh, chính xác các các công việc phát sinh tại văn phòng BOD. Soạn thảo văn bản theo yêu cầu.
Prepare and submit to get individual legal records of BOD ( foreigners) when working in Vietnam like work permit, temporary resident card, visa,...
Co-ordinate with marketing/designers to do brochures, name cards, leaflets, websites as required by BOD./ Phối hợp với phòng marketing/thiết kế để làm danh thiếp, tờ rơi, brochures, websites theo yêu cầu của BOD.
Arrange and hold the meeting as required by BOD./ Sắp xếp và tổ chức các cuộc họp theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
Translate documents or interprete in the meetings as required by BOD/ Biên phiên dịch khi có yêu cầu.
Co-ordinate with HR department to organize and take role as an MC in the events of company like gala dinner, year end party,.../ Phối hợp cùng phòng nhân sự xây dựng chương trình, tổ chức và làm MC ở các sự kiện của công ty như gala dinner, year end party,...
Rent cars if required Thuê xe ngoài khi có yêu cầu.
Deliver BOD&039;s opinions/requests to individuals, departments and follow the tasks/ Truyền đạt ý kiến/chỉ đạo của Giám đốc cho các cá nhân, phòng ban liên quan và theo dõi tiến độ theo nội dung đã truyền đạt
Prepare visa application documents/ Làm thủ tục xin visa.
Chuẩn bị/ đảm bảo hồ sơ pháp lý của BOD ( người nước ngoài) khi làm việc ở Việt Nam như: GPLĐ, Thẻ tạm trú, visa,...
Keep and update clients&039; name cards/ Giữ và cập nhật danh thiếp khách hàng
Contact required people internally & externally/ Liên hệ với các đầu mối trong và ngoài công ty
Book hotel/restaurant/services and make payment/ Đặt khách sạn/nhà hàng/dịch vụ và làm thanh toán
Contact the Owners/Management Board of Ciputra/ Hanoi Lake View on related work/ Liên hệ chủ nhà/ BQL Ciputra/Hanoi Lake View về các công việc liên quan.
Check statements, divide into personal and company payments then make payment request for suppliers./ Đối chiếu công nợ, bóc tách TT cá nhân với TT Cty và làm thanh toán cho các NCC
Prepare/welcome guests/ Thực hiện công tác chuẩn bị tiếp đón khách
Check bank statement of personal & company credit card of BOD then gather all receipts/invoices/documents to submit to accounting department./ Kiểm tra sao kê thẻ tín dụng ngân hàng cá nhân và công ty của BGĐ rồi tập hợp chứng từ, hóa đơn để đưa cho phòng
kế toán hạch toán chi phí.
Get quotation and order as BOD's requirements./ Lấy báo giá/ Đặt mua hàng theo yêu cầu của BOD
Make Decision on business trip/ Làm QĐ cử đi công tác
Other jobs/requirements from BOD/ Các công việc khác theo yêu cầu từ BGĐ
Tốt nghiệp các trường đại học liên quan đến chuyên ngành ngoại ngữ; quan hệ cộng chúng; luật công nghiệp
University Graduated is required, preferred inforeign language, public relation or law industry.
Giao tiếp tiếng anh lưu loát. /Fluently English and Vietnamese
Có khả năng phán xét và chăm chỉ; cẩn thận /Sensible and hard working. Carefulness and considerate character
Có kinh nghiệm về hành chính thư ký. Experience in administrative, secretarial
Khả năng vi tính: Microsoft Word, Excel, Power-point, Outlook, Internet.
Computer literate: Microsoft Word, Excel, Power-point, Outlook, Internet
Hiểu biết trong lĩnh vực hành chính. /Good understanding in Administrative field.
Có khả năng đổi mới. /Innovation
Có khả năng lập kế hoạch và tổ chức. /Planning and Organizing
Có khả năng đàm phán. /Negotiation
Có khả năng giải quyết vấn đề./Problem-solving .
Liêm chính. /Integrity
Kỹ năng giao tiếp tốt, nhanh nhẹn; thong minh và chu đáo. /Good communication skill, agile, smart, considerate.
