- Đón tiếp khách đến liên hệ công việc:
- Chào đón khách, tìm hiểu nhu cầu khách muốn gặp ai, làm gì
- Liên hệ phòng ban khách cần gặp để xác nhận có khách đến làm việc
- Sau khi nhận được chỉ dẫn từ phòng ban - hướng dẫn khách thực hiện theo đúng yêu cầu
- Tiếp nhập - xử lý thư từ, bưu phẩm:
- Tiếp nhận các loại thư từ, bưu phẩm liên quan đến công việc chuyển đến cho nhân viên công ty
- Liên hệ với nhân viên có thư tư, bưu phẩm chuyển đến và nhanh chóng thực hiện chuyển giao
- Tiếp nhận yêu cầu gửi thử, bưu phẩm đi từ nhân sự các bộ phận và liên hệ giao nhanh cho
nhân viên chuyển phát phụ trách khu vực
- Lưu vào sổ thông tin tiếp nhận, chuyển phát thư từ - bưu phẩm hàng ngày.
- In ấn, photo tài liệu:
- Thực hiện yêu cầu photo tài liệu khi được các bộ phận yêu cầu
- In ấn tài liệu chuẩn bị cho các cuộc họp của công ty
- Phối với quản trị
hành chính văn phòng:
- Phối hợp nhân viên bộ phận hành chính mua sắm dụng cụ văn phòng phẩm, đồ trang trí các dịp lễ
- Cấp phát văn phòng phẩm cho các bộ phận sử dụng
- Thống kê, lập báo cáo về tình hình mua sắm - sửa chữa trang thiết bị và dụng cụ văn phòng phẩm.
- Chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, tham gia tổ chức sự kiện:
- Yêu cầu nhân viên tạp vụ quét dọn phòng họp, kiểm tra đảm bảo sạch sẽ
- Chuẩn bị trà nước, thức ăn nhẹ theo quy địnho Sắp xếp sẵn tài liệu cho cuộc họp theo đúng vị trí
- Phối hợp chuẩn bị, tổ chức các sự kiện của công ty
- Công việc khác:
- Soạn thảo văn bản hành chính khi được yêu cầu
- Cung cấp biểu mẫu công ty cho nhân viên các bộ phận
- Thông bác các quy định, chính sách mới của công ty cho toàn thể CBNV được biết
- Thực hiện nhiệm vụ công việc khác khi được cấp trên yêu cầu.
- Kiến thức:
Tốt nghiệp Trung cấp trở lên
Ngoại hình ưu nhìn
- Kỹ năng:
Chữ viết đẹp rõ ràng, trình bày gọn gàng sạch đẹp
Giao tiếp lưu loát, rõ ràng.
Thành thạo tin học văn phòng Word, Excel.Sử dụng tốt các
thiết bị văn phòng: máy in, máy photo, v.v.
Kỹ năng sắp xếp, quản lý công việc hiệu quả
- Phẩm chất đạo đức: trung thực, nhanh nhẹn.
- Thái độ làm việc tích cực: Niềm nở, lịch sự trong giao tiếp, bình tĩnh khi giải quyết những phát sinh, vấn đề xảy ra, chủ động trong công việc.
