1. Điểm danh học sinh hàng ngày
- Tiếp nhận đơn xin nghỉ từ phụ huynh hàng ngày qua KO.
- Theo dõi báo cáo điểm danh từ KO và file điểm danh chung của cơ sở nhằm xuất báo cáo điểm danh vào cuối tháng.
2. Chăm sóc học sinh
- Tiếp nhận thông tin học sinh nhập học mới từ Bp. Tuyển sinh
- Theo dõi thu đủ bộ hồ sơ nhập họ của học sinh. Báo cáo tình hình tiếp nhận hồ sơ.
- Làm thẻ phụ huynh đưa/đón, giấy ủy quyền đưa đón (nếu có)
- Làm album phụ huynh đưa/đón chuyển về lớp.
- Tiếp nhận thông tin trẻ phát sinh dịch vụ: đi bus, mua đồng phục, thay đổi người đón trẻ, đăng ký uống thuốc, bảo lưu...
- Lập Danh sách học sinh lên lớp định kỳ 03 tháng/lần.
- Gửi thông báo sự kiện/ ngày lễ/ thông tin của trường trên KO.
3. Chăm có học sinh thôi học, bảo lưu, chuyển hệ, chuyển cơ sở, tốt nghiệp
- Hướng dẫn và tiếp nhận đơn xin thôi học/ đơn xin bảo lưu/ thông tin chuyển hệ, cơ sở.
- Họp định kỳ phân tích sự cố để đưa ra kịch bản chăm sóc học sinh thôi học, bảo lưu với BGH, Giáo viên.
- Thực hiện chăm sóc tư vấn phụ huynh nhằm giảm thiểu số thôi học, giảm thời gian bảo lưu.
- Thực hiện chăm sóc sau thôi học, bảo lưu.
- Lập danh sách học sinh tốt nghiệp, chuyển hệ, chuyển cơ sở. Thông báo các dịch vụ thay đổi đến phòng ban liên quan.
- Họp định kỳ để đưa ra kịch bản chăm sóc học sinh thôi học, bảo lưu với BGH
4. Chăm sóc phụ huynh
- Thực hiện chăm sóc phụ huynh theo định kỳ, kế hoạch tháng/quý/năm.
- Là cầu nối giữa phụ huynh với các lớp/vận hành/Ban giám hiệu/Ban giám đốc.
- Tiếp nhận phàn nàn từ phụ huynh, tương tác với các phòng ban để giải quyết thắc mắc.
- Gửi thư thông báo, truyền thông đến phụ huynh qua phần mềm.
- Gửi thư chức mừng, thư mời tham gia sự kiện đến phụ huynh qua phần mềm.
- Gửi lịch năm học, thời khóa biểu, chương trình tiếng anh theo định kỳ đến phụ huynh qua phần mềm.
5. Nhập dữ liệu ERP
- Nhập tăng hoặc giảm các dịch vụ phát sinh trong tháng để Kế toán theo dõi phát hành biên lai.
6. Gửi biên lai và theo dõi công nợ
- Nhận và kiểm tra biên lai từ Kế toán
- Gửi biên lai đến phụ huynh và theo dõi thu học phí theo kỳ (3 tháng/lần)
7. Chính sách tài chính
- Nắm rõ chính sách tài chính hàng năm để thực hiện các nghiệp vụ phát sinh
8. Sự kiện
- Tham gia các sự kiện chuyên môn, chăm sóc khách hàng
9. Ngân sách
- Lập ngân sách sử dụng trong năm liên quan đến Bp. Chăm sóc khách hàng.
